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Home-Office: 13 Tipps, mit denen Sie die Situation effizient meistern

 

Die aktuelle Coronavirus-Pandemie stellt uns vor verschiedene Herausforderungen: Social Distancing, #flattenthecurve oder das Suchen von Toilettenpapier in Supermärkten sind nur einige Beispiele. Um die Handlungsanweisungen so gut es geht umzusetzen und die exponentielle Ausbreitung des Virus zu verhindern, setzen viele Firmen auf eine vorübergehende Home-Office-Lösung. Das bedeutet, die Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten können, tun dies auch – und zwar fürs Erste dauerhaft.

Neben dem Beherzigen des Social Distancing ist dies auch eine gute Möglichkeit, die Digitalisierung der Arbeitswelt voranzutreiben. Schließlich sind jetzt nicht nur vereinzelt ein paar Mitarbeiter im Home-Office, sondern alle zeitgleich, sie nutzen also alle zeitlich diverse Kollaborationstools oder das Unternehmensintranet. Hierfür muss das Unternehmen digital gut aufgestellt sein, die Arbeitswelt ist also im Wandel – und mit ihr auch die Denkweise von Arbeitgebern.

Für manche ist die aktuelle Home-Office-Regelung ein wahr gewordener Traum, andere stellt sie dagegen vor einige Hürden. Damit Sie die Zeit im Heimbüro effizient meistern können, haben wir für Sie 13 Tipps zusammengestellt.

  1. Arbeitsplatz einrichten: Es ist wichtig, dass Sie sich Raum für die Arbeit schaffen. Eine dauerhafte Arbeitstätigkeit aus dem Bett heraus ist z. B. nicht nur psychisch nicht empfehlenswert, sie kann auch Ihrer Gesundheit schaden und zu Rückenproblemen oder Sehnenscheidenentzündungen führen. Richten Sie sich deshalb einen richtigen Arbeitsplatz ein und schließen Sie Computer, Maus, Tastatur und Monitor an. Sie können sich an Ihrem Arbeitsplatz im Büro orientieren und Ihr Equipment ähnlich platzieren, idealerweise haben Sie sämtliches benötigtes Equipment bereits aus Ihrem Büro mitgenommen. Ein fester Arbeitsort sorgt dafür, dass Sie sich mental auf die Arbeit einstellen und der Rest Ihrer Wohnung zur Entspannung da ist.
  2. Ergonomie am Arbeitsplatz: Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsplatz ergonomisch abgestimmt ist, um Ihrer Gesundheit nicht zu schaden. Dazu gehören z. B. die Höhe des Schreibtisches sowie des Bürostuhls, Sie sollten beispielsweise Ihre Beine in einem Winkel von 90° auf den Boden stellen können. Weitere Grundregeln zum ergonomischen Arbeitsplatz können Sie hier nachlesen.
  3. Stabile Internet- und VPN-Verbindung: Eine instabile Netzverbindung sorgt für Frust und Demotivation. Sorgen Sie deshalb für Stabilität, wenn Ihr Router weit von Ihrem Arbeitsplatz entfernt ist, können Sie z. B. mit WLAN-Verstärkern arbeiten. Idealerweise schließen Sie Ihren Computer mit einem LAN-Kabel direkt am Router an, um die bestmögliche Verbindung zu haben. Dasselbe gilt für einen VPN-Funnel, den Sie ggf. benötigen, um auf den Server Ihres Unternehmens zu gelangen. Sollte dieser nicht stabil genug sein, sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber oder der IT, um einen flüssigen Ablauf garantieren zu können.
  4. Struktur schaffen: Dieser Punkt ist sehr wichtig, denn zu Hause laufen Sie Gefahr, abgelenkt zu werden. Setzen Sie sich also Ziele, definieren Sie Zeitfenster und planen Sie feste Zeiten für kleine Pausen ein. Wer neben der Arbeit auch noch mit der Kinderbetreuung beschäftigt ist, dem empfehlen sich feste Strukturen umso mehr. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, um Monatsgleitzeit zu nutzen oder Ihre Arbeitszeit flexibel einzuteilen.
  5. Arbeitsablauf finden: Im Home-Office ist es wichtig, dass Sie den Arbeitsablauf auf Ihre Gewohnheiten abstimmen und Rituale schaffen. Reicht Ihnen nach dem Aufstehen ein Kaffee, um direkt zu arbeiten? Oder fällt Ihnen der Arbeitsmodus leichter, wenn Sie zuvor eine Dusche nehmen und sich so fertig machen, als würden Sie ins Büro fahren? Probieren Sie es am besten aus und richten Sie Ihre Abläufe nach Ihren Wünschen aus.
  6. Feste Arbeitszeit einhalten: Auch im Home-Office müssen Sie sich an Ihre Arbeitszeit halten. In der Regel besteht Ihr Arbeitstag aus 8 Stunden, viele neigen in Heimarbeit dazu, diese Zeit zu verlängern. Dies hat einen psychologischen Hintergrund, denn zu Hause fühlt es sich für uns oft nicht so an, als würden wir arbeiten. Nutzen Sie eine Stoppuhr oder einen Wecker, um Ihre Arbeitszeit einzuhalten, falls Sie zur Verlängerung neigen. Oder notieren Sie Ihre Arbeitszeiten für Ihre Aufgaben, sodass Sie vor Augen haben, wenn Sie Ihre Gesamtarbeitszeit erfüllt haben. Falls Sie flexible Arbeitszeiten und keine Kernarbeitszeit haben, dann zögern Sie Ihren Arbeitsbeginn nicht hinaus. Setzen Sie sich stattdessen feste „Bürozeiten“ und fangen Sie jeden Tag zur selben Uhrzeit an.
  7. Mental im Arbeitsmodus sein: Für viele ist das Arbeiten im Home-Office mental nicht dasselbe wie im Büro. Deshalb ist es wichtig, sich klarzumachen, dass Sie auch zu Hause normal arbeiten. Im Büro werden Sie und Ihre Arbeit von Ihren Kollegen gesehen, dies ist zu Hause nicht der Fall. Das sorgt dafür, dass wir uns häufig zusätzlich Stress machen. Setzen Sie sich also mental nicht unter Druck, Sie müssen beispielsweise nicht permanent erreichbar sein oder jemandem beweisen, dass Sie arbeiten. Falls es Ihnen so geht, dass Sie sich zu sehr ablenken und Ihre Aufgaben nicht schaffen, erstellen Sie eine To-do-Liste und streichen Sie jede abgeschlossene Aufgabe durch. Sie werden sehen, dass Sie auch zu Hause produktiv sind.
  8. Arbeitskleidung anziehen: Nur wenige schaffen es, in Jogging- oder Pyjamahose mental im Arbeitsalltag anzukommen. Kleiden Sie sich deshalb am besten so, wie Sie auch ins Büro gehen würden. Das suggeriert Ihnen, dass Sie Ihre Arbeit beginnen und nicht mehr im Entspannungsmodus sind.
  9. Konzentration halten: Zu Hause begegnen uns viele mögliche Ablenkungsquellen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Konzentration bewusst auf die Arbeit zu lenken. Werden Sie durch Unordnung oder laute Geräusche bei den Nachbarn abgelenkt? Sorgen Sie vor der Arbeit für Ordnung oder besorgen Sie sich Noise-Cancelling-Kopfhörer. Werden Sie von Ihrer Familie angesprochen oder angerufen? Vermitteln Sie bestimmt und direkt, dass Sie arbeiten und nach Feierabend Zeit für ein Pläuschchen haben.
  10. Digitale Kollaborationstools nutzen: Persönliche Abstimmungen oder Meetings fallen im Home-Office weg. Stattdessen gibt es eine Vielzahl von digitalen Tools, die Ihnen das Zusammenarbeiten aus der Ferne erleichtern, darunter beispielsweise Tools für Telefon- oder Videokonferenzen, paralleles Arbeiten an Dokumenten oder Screensharing während einer Abstimmung. Sollte Ihr Unternehmen solche Tools noch nicht einsetzen, schlagen Sie Ihrem Vorgesetzten diese Möglichkeit vor. Viele umständliche Absprachen per E-Mail fallen dadurch weg.
  11. Pausen machen: Machen Sie zwischendurch unbedingt kleine Pausen, um konzentriert zu bleiben. Sie können z. B. einen kurzen Spaziergang unternehmen oder eine Tasse Kaffee auf der Couch trinken. Sie müssen sich dabei nicht schlecht fühlen, denn auch im Büro machen Sie regelmäßig kleine Pausen: Sie gehen dort auch Kaffee holen oder plaudern kurz mit den Kollegen. Planen Sie auch eine feste Zeit für Ihre Mittagspause ein, denn diese kommt im Home-Office oft zu kurz.
  12. Zeit mit Kollegen verbringen: Auch im Home-Office ist es wichtig, dass Sie Zeit mit Ihren Kollegen verbringen, um soziale Kontakte zu pflegen. Dies beugt der Einsamkeit vor und verstärkt den mentalen Arbeitsmodus, schließlich haben Sie im Büro jederzeit die Möglichkeit, einen kurzen Plausch mit den Kollegen zu halten. Wie wäre es beispielsweise mit einer gemeinsamen Mittagspause am Telefon oder per Videochat?
  13. Feierabend machen: Ist der Arbeitstag geschafft, ist es wichtig, dass Sie auch wirklich Feierabend machen, Ihren Computer herunterfahren und bewusst Ihren Arbeitsplatz verlassen. Das sorgt dafür, dass Sie sich gedanklich von der Arbeit entfernen, was wirklich wichtig ist. Sie befinden sich schließlich in Ihrem eigentlichen Wohnumfeld und wir neigen dazu, es nach einer Zeit als Arbeitsumfeld zu sehen und so den Feierabend zu verzögern. Belohnen Sie sich am Ende des Tages doch z. B. mit einem entspannenden Bad oder einem guten Buch. Feierabendrituale können helfen, bewusst Feierabend zu machen.

Nicht jeder ist der Typ Mensch, der gut im Home-Office zurechtkommt. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen und dafür sorgen, Arbeit und Privatleben vor allem mental zu trennen, werden Sie aber vielleicht mehr Freude an der Heimarbeit finden, als Sie denken.

Kurzer Ausblick in die Zukunft der Arbeit

Die aktuelle Situation zeigt: Unternehmen, die ihre Strukturen bereits digitalisiert haben, sind im Vorteil. Dies lässt vermuten, dass ein generelles Umdenken in Deutschland stattfinden wird: Die Zukunft der Arbeit ist digital, demnach müssen Unternehmen und Behörden aufrüsten, um sich Situationen wie der jetzigen anzupassen. Mehr noch, um der Arbeitswelt der Zukunft standzuhalten. Die Home-Office-Regelung ist ein guter Schritt in Richtung New Work und wird voraussichtlich nach der Pandemie intensiver diskutiert und eingeführt – wenn wir dieser Krise etwas Positives abgewinnen können, dann das.

In jedem Fall gilt jedoch: Bleiben Sie gesund und passen Sie auf sich auf.

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